Консульский отдел Посольства России в Нидерландах предоставляет государственную услугу по истребованию личных документов граждан из российских государственных и ведомственных архивов. Порядок истребования установлен Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов от 29.06.2012 г.

 

По вопросу истребования личных документов, находящихся на территории Российской Федерации, проживающие в Нидерландах российские граждане вправе обратиться как в консульский отдел Посольства, так и напрямую  в российские архивные органы.

 

Для истребования документов с территории государств-членов Содружества независимых государств (СНГ) заявителям необходимо обращаться в Министерство юстиции Российской Федерации по адресу: 119991, г. Москва, ул. Житная, дом 14 (карта).

 

Для истребования документов с территории иностранных государств, не входящих в состав СНГ, заявителям необходимо письменно обращаться в Отдел легализации и истребования документов Консульского департамента МИД России по адресу: 119200, г. Москва, 1-ый Неопалимовский пер., дом 12 (карта).

 

Заявителями при истребовании документов могут являться граждане Российской Федерации, граждане иностранных государств и лица без гражданства, если документы истребуются с территории Российской Федерации.

 

Порядок приема

Прием по вопросам истребования документов ведется ежедневно с 9.00 до 13.00 в отделе нотариата (окна № 8 и № 9) за исключением выходных и российских праздничных дней только по предварительной записи (раздел "Нотариат", "Разное"). При истребовании каждого документа требуется оформлять отдельную запись на прием.

Внимание ! Если заявитель по каким-либо причинам не сможет явиться на прием по своей записи, просьба ее обязательно аннулировать (это делается самостоятельно записавшимся лицом в программе записи), чтобы на это место могли записаться другие граждане. Консульский отдел призывает отнестись к этой просьбе максимально ответственно и проявлять уважение к другим посетителям, которым может понадобиться срочно попасть на прием для решения неотложных вопросов.  

Адрес российского консульства в Гааге: Scheveningseweg 2, 2517 KT Den Haag (карта).

Личная явка заявителя по вопросу истребования документов: необязательна (эта госуслуга может быть оказана доверенному лицу заявителя при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности. Доверенности, выданные компетентными органами иностранных государств, должны быть легализованы в установленном порядке и переведены на русский язык).

 

В консульский отдел заявитель подает заполненное и подписанное заявление по истребованию документа. Его подпись удостоверяется консульским должностным лицом и заверяется печатью консульского отдела, после чего заявление направляется в соответствующие архивные органы Российской Федерации. Заявители, истребующие документы за третье лицо по доверенности, заполняют соответствующие дополнительные пункты в заявлении. Консульское должностное лицо устанавливает личность уполномоченного и удостоверяет его подпись на заявлении. К заявлению могут прилагаться другие материалы, облегчающие поиск документов в архивах.

 

Срок выдачи истребованного документа: не более 6 месяцев. При наличии уважительных причин (неполучение истребуемых документов, утери документов, необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа и других) срок может быть продлен заведующим консульским отделом на 3 месяца. О поступлении документа и сроках его получения консульский отдел информирует заявителя по предоставленным им при подаче документов контактным данным (телефон, электронная почта).

 

Оплата: банковской картой (в т.ч. кредитной) в кассе консульского отдела в день обращения. Наличные денежные средства к оплате не принимаются.

 

Важная информация

Внимание ! Военные билеты, трудовые книжки, водительские права, справки о семейном положении, о заработной плате, характеристики, личные дела, различного вида заявления, пенсионные дела, дубликаты дипломов ИСТРЕБОВАНИЮ НЕ ПОДЛЕЖАТ.

 

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.

 

В консульском отделе Посольства Российской Федерации в Нидерландах осуществляются истребования следующих документов:

1. Свидетельство о рождении (свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями); 

2. Свидетельство о смерти (свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей); 

3. Свидетельство о браке; 

4. Свидетельство о расторжении брака; 

5. Свидетельство об усыновлении/удочерении.

Истребование из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) производится только при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещением всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

 

В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:

- Федеральная архивная служба Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации; 

- Министерство обороны Российской Федерации; 

- Министерство внутренних дел Российской Федерации;

- Министерство труда и социального развития Российской Федерации; 

- Министерство образования Российской Федерации; 

- Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС); 

- Центр розыска и информации Российского общества Красного Креста.

 

Необходимый пакет документов:

1. Паспорт заявителя (для граждан России – только действующий заграничный паспорт, для иностранных граждан - только действующий travel passport) + копия;

2. Заявление по истребованию документа из России в двух экземплярах (заполняется либо от руки четким, разборчивым почерком, без исправлений, либо в отпечатанном виде), распечатывается обязательно на одном листе с двух сторон. Рекомендуем при заполнении воспользоваться образцом;

3. Копия документа, подлежащего истребованию (при наличии);

4. Информация о контактных данных заявителя (для его информирования о результатах оказания государственной услуги).

 

Стоимость истребования документа:

см. раздел V Тарифа консульских сборов (стр. 5).

Если истребуемый документ или сведения о нем не обнаружены, уплаченный заявителем сбор не возвращается.